„Jürgen, wir müssen etwas mit KI machen, aber wo fangen wir an, ohne unser Budget zu verbrennen?“
Es ist eine Frage, die mir in fast jedem Gespräch mit Führungskräften begegnet. Diese Unsicherheit ist verständlich. In einer Welt voller Buzzwords ist die Gefahr groß, in teure Technologien zu investieren, die gar nicht zum eigentlichen Problem passen.
Ich antworte darauf oft mit einer Gegenfrage: Wie bereiten Sie Ihren Kaffee zu?
Das mag seltsam klingen, aber die Analogie ist treffender, als man denkt. An einem hektischen Montagmorgen überlassen Sie die Arbeit wahrscheinlich einer automatischen Kaffeemaschine – ein zuverlässiger, regelbasierter Prozess für ein effizientes Ergebnis. Am Wochenende hingegen zelebrieren Sie vielleicht den handgebrühten Kaffee – ein kreativer, manueller Prozess, der Ihr volles Urteilsvermögen und Ihre Erfahrung erfordert. Und dann gibt es noch den smarten Vollautomaten, der Ihre Vorlieben lernt und sich anpasst – ähnlich einer KI.
Im Unternehmen stehen wir täglich vor genau denselben Entscheidungen, nur mit weitaus größeren Konsequenzen.
Die teuerste Frage im Business: KI oder Automatisierung?
Die meisten Unternehmen stellen die falsche Frage. Sie fragen: „Sollen wir KI oder Automatisierung einsetzen?“ Das führt oft dazu, dass simple Routineaufgaben mit komplexen KI-Modellen überladen werden oder – noch schlimmer – hochqualifizierte Mitarbeitende ihre Zeit mit Arbeit verschwenden, die längst ein einfacher Bot erledigen könnte.
Die richtige Frage lautet: Welche Art von Aufgabe haben wir vor uns und welches Werkzeug ist dafür das richtige?
Um diese Frage systematisch zu beantworten, habe ich aus meiner Praxiserfahrung heraus ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug entwickelt: die Momentum Matrix.
Die Momentum Matrix: Ihr Kompass für die digitale Transformation
Die Momentum Matrix hilft Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse anhand von zwei simplen Achsen einzuordnen: der Vorhersehbarkeit des Prozesses und der Klarheit der Regeln und Daten. Daraus ergeben sich vier klare Handlungsfelder:
1. Einfach → Klassische Automatisierung (RPA): Hier landen alle Aufgaben, die stark repetitiv und regelbasiert sind. Das ist die Domäne der klassischen Automatisierung (Robotic Process Automation). Denken Sie an die zuverlässige Filterkaffeemaschine.
- Beispiel: Rechnungsdaten aus einer E-Mail auslesen und in ein Buchhaltungssystem übertragen.
2. Kompliziert → Intelligente Automatisierung: Die Aufgaben hier folgen zwar noch klaren Regeln, umfassen aber komplexe Workflows über viele verschiedene Systeme hinweg.
- Beispiel: Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, das Prozesse in HR, IT und der Finanzabteilung anstößt.
3. Komplex → Künstliche Intelligenz (KI): Das ist das Spielfeld der KI. Die Regeln sind unklar, die Daten oft unstrukturiert und das Ziel ist es, Muster zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und adaptive Entscheidungen zu fällen. Das ist der smarte Vollautomat, der dazulernt.
- Beispiel: Eingehende Support-Tickets nach Inhalt und Tonalität analysieren und automatisch nach Dringlichkeit priorisieren.
4. Chaotisch → Menschliches Handeln + KI-Support: In neuen, unvorhersehbaren Situationen ist der Mensch unersetzlich. Hier sind strategisches Denken, Kreativität und Urteilsvermögen gefragt – die Kunst des handgebrühten Kaffees. KI kann hier als Co-Pilot dienen, der riesige Datenmengen analysiert und Entscheidungsgrundlagen liefert.
Fazit: Schaffen Sie die perfekte Verbindung
Die digitale Transformation ist kein Technologiewettlauf. Es geht darum, eine perfekte Verbindung zwischen Mensch, Organisation und Technologie zu schaffen. Indem Sie Ihre Prozesse klar zuordnen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur effizienter werden, sondern auch das wertvollste Potenzial freisetzen, das Sie haben: die Kreativität und Innovationskraft Ihrer Mitarbeiter.
Hören Sie auf, über Buzzwords zu spekulieren, und fangen Sie an, Ihre Arbeit intelligent zu verteilen.
Sie wollen diesen Ansatz auf Ihr Unternehmen anwenden?
Die Anwendung der Momentum Matrix auf die eigenen Prozesse kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie dabei Unterstützung durch einen erfahrenen Navigator suchen, dann lassen Sie uns sprechen.
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